Reprendre ses données Excel dans Odoo : ce qui coince vraiment
Toute entreprise qui passe à Odoo arrive avec un historique : des fichiers Excel, parfois un ancien logiciel, souvent les deux. La question « peut-on récupérer nos données ? » reçoit toujours la même réponse : oui.
La vraie question est ailleurs. Ce n'est pas peut-on, c'est que faut-il reprendre, dans quel état, et qui tranche quand les fichiers se contredisent. C'est là que les migrations dérapent, jamais sur l'import lui-même.
Ce qui se reprend, et ce qu'on laisse
Tout est techniquement importable. Ça ne veut pas dire que tout doit l'être.
À reprendre systématiquement
- Clients et fournisseurs — coordonnées, identifiants fiscaux, conditions de paiement
- Articles ou prestations — références, désignations, prix, unités
- Stock actuel — quantités réelles, pas théoriques
- Encours — factures non réglées, commandes en cours, chantiers ouverts
À ne pas reprendre, sauf raison précise
- L'historique des factures soldées depuis des années
- Les contacts morts, les articles plus vendus
- Les fichiers de travail intermédiaires
Reprendre dix ans de factures payées coûte cher et ne sert presque jamais. La pratique qui fonctionne : garder l'ancien système en lecture seule, ou une archive de ses exports, pour la consultation rare.
Les cinq problèmes qui reviennent toujours
Les doublons
Le même client saisi trois fois, avec trois orthographes. C'est le cas le plus fréquent, et le plus long à traiter, parce qu'il faut décider quelle fiche est la bonne — et que la réponse est parfois « aucune des trois ».
Aucun outil ne le fait à votre place de façon fiable. Il faut qu'une personne qui connaît les clients passe sur la liste.
Les unités incohérentes
Un article vendu au mètre dans un fichier, à la pièce dans un autre, au carton chez le fournisseur. Sans conversion explicite, le stock devient faux dès la première réception.
Les soldes que personne ne veut trancher
Le fichier client dit qu'un client doit 12 000, la comptabilité dit 9 500. Ce n'est pas un problème d'import : c'est un écart réel que la migration révèle. Il faut quelqu'un pour décider du chiffre de départ, et ce quelqu'un est généralement le comptable.
Les champs qui n'existent pas dans Odoo
Une colonne Excel maison sans équivalent. Trois options : la rattacher à un champ Odoo proche, créer un champ personnalisé, ou l'abandonner parce qu'elle ne sert plus. La troisième est plus fréquente qu'on ne l'admet.
Les fichiers vivants
Pendant la migration, l'activité continue. Les fichiers changent. Sans date de gel décidée à l'avance, vous importez un état déjà périmé.
La méthode qui évite les mauvaises surprises
1. Un extrait avant tout le reste. Cinquante lignes de chaque fichier, importées dans un environnement de test. Les problèmes de format et d'unité apparaissent immédiatement, sur un volume qu'on peut lire à l'œil.
2. Le nettoyage dans Excel, pas dans Odoo. Corriger les doublons et les unités dans le fichier source est plus rapide, et surtout réversible. Une fois importées, les corrections deviennent des opérations Odoo.
3. Une date de gel annoncée. À partir de telle date, plus de saisie dans les anciens fichiers. Cette contrainte est la plus impopulaire et la plus utile.
4. Un import à blanc complet. Toutes les données dans un environnement de test, avec vérification par ceux qui connaissent les chiffres : les totaux de stock, les soldes clients, le nombre de références.
5. L'import réel, puis le contrôle croisé. Les mêmes personnes revérifient les mêmes totaux en production.
Cette séquence prend plus de temps qu'un import direct. Elle évite le scénario où l'on découvre trois semaines plus tard que le stock est faux depuis le départ.
Qui fait quoi
La répartition qui fonctionne, dans nos déploiements :
| Tâche | Qui |
|---|---|
| Extraire les données de l'ancien système | vous, ou nous si l'accès le permet |
| Décider ce qu'on reprend | vous |
| Trancher doublons et soldes | vous, avec votre comptable |
| Mettre en forme et importer | nous |
| Vérifier les totaux | vous |
Le point à retenir : les décisions vous appartiennent, la technique nous appartient. Une migration où l'intégrateur décide seul quel client est le bon produit une base propre et fausse.
Questions fréquentes
Combien de temps prend une reprise de données ? De quelques jours à plusieurs semaines, selon le volume et surtout la propreté des fichiers de départ. Le nettoyage prend presque toujours plus de temps que l'import.
Faut-il reprendre l'historique complet des factures ? Rarement. Les encours et les factures récentes suffisent dans la plupart des cas. Conserver l'ancien système en lecture ou une archive des exports couvre les consultations exceptionnelles, à un coût bien moindre.
Que se passe-t-il si nos fichiers sont mal tenus ? C'est la situation normale, pas l'exception. Le nettoyage fait partie du projet. Ce qu'il demande, c'est du temps de votre côté pour trancher les cas ambigus — personne d'autre ne peut savoir lequel de deux clients homonymes est le bon.
Peut-on migrer sans arrêter l'activité ? Oui, avec une date de gel sur les anciens fichiers et une bascule sur une journée creuse. L'activité ne s'arrête pas, mais la double saisie doit s'arrêter net, sinon les deux systèmes divergent.
La reprise est-elle facturée séparément ? Non, elle fait partie du projet et figure dans le devis initial. Nous établissons un devis détaillé et gratuit sous 24 h après l'examen de vos fichiers.
Pour le détail de notre offre, voir notre service Odoo. Sur le choix de l'édition, notre article Community ou Enterprise. Sur les projets sectoriels, Odoo pour le BTP.